Với doanh nghiệp nhỏ, ngân sách thấp thì việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng miễn phí là một giải pháp tốt. Chức năng của nó cũng không hề tệ như sau:

Tùy thuộc vào nhu cầu thực tế của từng doanh nghiệp. Nhưng thường phần mềm sẽ đáp ứng được những chức năng cơ bản sau:

– Tạo phiếu đặt hàng. Đây là chức năng cơ bản và bắt buộc có trong các phần mềm.

– Xử lý đơn hàng, xem xét đơn hàng đó được giao bao nhiêu lần tùy theo số lượng hàng có sẵn hay sắp có.

– Mỗi lần giao hàng sẽ xuất một hóa đơn tương ứng, giúp cho việc quản lý dễ dàng và kế toán cũng dễ kiểm soát mọi vấn đề.

– Lần xuất hóa đơn tiếp theo hệ thống sẽ tự động hiển thị ra những mặt hàng nào chưa được giao.

Có một trường hợp thường xảy ra đó là kho hàng không đủ hàng để xuất hoặc do khách hàng không xác nhận đặt hàng. Lúc này, cách xử lý sẽ là người quản lý bán hàng hoàn toàn có thể hủy đơn hàng và đơn hàng đó được lưu lại trong lịch sử hủy đơn hàng.

2. Chức năng quản lý kho hàng hóa

Bất kể là mỗi cửa hàng dù lớn hay nhỏ thì lợi nhuận luôn là tiêu chí đặt lên hàng đầu. Mà việc quản lý tốt số lượng hàng hóa trong kho góp phần tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh từ đó đưa lợi nhuận tăng cao. chức năng quản lý hàng hóa là không thể thiếu trong phần mềm là điều hiển nhiên phải có.

Để làm được điều này thì giao diện quản lý hàng hóa của phần quản lý bán hàng nên được sắp xếp một cách khoa học và hợp lý. Các phần mềm hiện nay thường chia thành các cột bao gồm mã hàng hóa, tên hàng hóa, giá bán, giá vốn, tồn kho và số lượng xuất kho. Việc chia màn hình thành các phần như thế này giúp cho chủ cửa hàng có thể thống kê lại được các lượng hàng tồn kho mà có kế hoạch xuất nhập cho hợp lý.

Phần mềm cũng có những tính năng khác hỗ trợ tốt cho việc quản lý kho như: thêm, xóa, sửa, in mã vạch, hoặc đánh dấu là ngừng kinh doanh.

3. Chức năng báo cáo

Báo cáo là chức năng không thể thiếu trong bất cứ phần mềm nào kể cả phần mềm bán hàng miễn phí.

Các báo cáo được chia thành bốn lĩnh vực lớn bao gồm: báo cáo bán hàng; báo cáo tồn kho; báo cáo doanh thu theo ngày, tuần hay tháng.