Khách hàng tổ chức khác với khách hàng cá nhân, họ có những quy trình quản lý mua hàng nhất định như dưới đây, doanh nghiệp cần nắm vững để có những chính sách phù hợp.

Quá trình mua khởi đầu khi có ai đó trong doanh nghiệp nhận ra một vấn đề hoặc một nhu cầu mà có thể giải quyết được bằng cách mua một sản phẩm hay một dịch vụ nào đó. Những vấn đề này có thể là từ bên trong hoặc xuất phát từ bên ngoài doanh nghiệp.

Từ việc đã nhận biết một nhu cầu, người mua tiến tới việc xác định khối lượng cũng như đặc điểm về sản phẩm cần mua là gì. Giai đoạn này phụ thuộc vào tính chất sản phẩm và độ phức tạp hay đơn giản. Nếu đơn giản thì bạn tự phác họa nhu cầu còn đối với sản phẩm phức tạp thì bạn sẽ phải làm việc với các kỹ sư, người sử dụng, cố vấn chuyên môn để định ra những đặc điểm cho những sản phẩm cần mua để hàng mua đáp ứng đúng yêu cầu.

Chi tiết kỹ thuật của sản phẩm chính là những gì doanh nhiệp bạn cần phải phác thảo ra sau khi xác định được tổng quát nhu cầu.

Khi biết chính xác mình cần gì thì doanh nghiệp bạn mới đi tìm kiếm nhà cung cấp đáp ứng được nhu cầu đó cho mình. Người mua có thể xem xét các chỉ dẫn về doanh nghiệp đồng thời nên tham khảo thông tin qua mạng internet hoặc điện thoại đến các doanh nghiệp khác. Dựa vào những tiêu chí của doanh nghiệp mình cũng như khả năng đáp ứng của các nhà cung cấp khi đó người mua sẽ lựa chọn ra được một danh sách các nhà cung cấp có khả năng cung ứng theo tiêu chuẩn của doanh nghiệp đã đề ra cho mặt hàng cần mua.

Doanh nghiệp có quyền đề nghị các nhà cung cấp gửi yêu cầu chào hàng để so sánh họ với nhau. Người mua sẽ xét duyệt những nhà cung cấp khi những người này đưa ra các giới thiệu chính thức của họ cho bạn.

Sau khi có đầy đủ thông tin về các nhà cung cấp đồng thời hiểu rõ nhu cầu của mình, người mua sẽ cân đối để chọn ra nhà cung cấp phù hợp nhất. Khả năng về kỷ thuật, sản xuất, tài chính, độ tin cậy của sản phẩm và giao hàng, khả năng đảm bảo các dịch vụ,... chính là một số tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp.

Hoàn thành các thủ tục đặt hàng theo thảo thuận của 2 bên, các vấn đề này nên được ghi rõ trong hợp đồng.

Việc đánh giá kết quả thực hiện giúp cho người mua cân nhắc đến việc mua tiếp hay không.