Bất cứ doanh nghiệp nào muốn quản lý khách hàng tốt đòi hỏi phải có một quy trình quản lý chuẩn. Dưới đây là quy trình quản lý chuẩn của khách sạn.

Thông qua một số kênh như: điện thoại, email, website, facebook… khách sạn sẽ tiếp nhận thông tin khách hàng. Tiếp theo bộ phận Kinh doanh sẽ nhận được thông báo khi khách hàng có yêu cầu sử dụng dịch vụ đặt phòng, đặt dịch vụ tại khách sạn.

Chuyển dữ liệu kinh doanh qua các bộ phận có liên quan. Ví dụ lễ tân sẽ thực hiện các thao tác đặt phòng, gán phòng, check in, cập nhật hồ sơ khách ở theo đúng những quy định của khách sạn đã đề ra.

Nhân viên cập nhật các thông tin chi phí phát sinh khi khách lưu trú. Ví dụ khách phát sinh thêm nhiều nhu cầu dịch vụ khác tại nhà hàng, spa, minibar, buồng phòng,..

Công việc của bộ phận Tài chính – Kế toán thực hiện vào ban đêm với nhiệm vụ chính là thực hiện rà soát lại tất cả các giao dịch và doanh thu của khách sạn trong ngày nó được gọi lại kiểm toán đêm cuối ngày.

Nhân viên phụ trách điều chỉnh sai sót sau khi thực hiện công việc kiểm toán đêm cuối ngày.

Bộ phận thu ngân tiến hành thực hiện công việc thanh toán nhanh chóng sau khi theo dõi cập nhật chính xác và đầy đủ các dịch vụ sử dụng của khách hàng đã sử dụng trong thời gian lưu trú.

Trong bước này, nhiệm vụ của thu ngân là chuyển hết tất cả hóa đơn cũng như toàn bộ chứng từ về bộ phận kế toán khi khách hàng hoàn tất việc thanh toán.

Các bộ phận có liên quan như như Spa, nhà hàng, buồng phòng, sự kiện phải có trách nhiệm cung cấp chứng từ liên quan đến bộ phận Kế toán.

Kế toán có nhiệm vụ vụ tổng hợp, ghi chép, theo dõi, lưu trữ mọi chứng từ liên quan đến công việc của mình sau khi nhận các thông tin từ các bộ phận bộ phận “Quản lý vật tư” và “Văn phòng” tổng hợp.

Lưu trữ, theo dõi và lập kế hoạch chăm sóc, thăm hỏi đánh giá, thái độ của khách hàng sau khi sử dụng dịch vụ tại khách sạn để có những chính sách chăm sóc quản lý khách hàng tốt nhất công việc này thuộc trách nhiệm của bộ phận Chăm sóc khách hàng.