Tìm hiểu phần mềm quản lý mua hàng bằng excel

Quá trình mua hàng sẽ được hỗ trợ đắc lực từ phần mềm quản lý mua hàng phù hợp với doanh nghiệp. Một phần mềm quản lý mua hàng thường có các đặc điểm như sau:

-          Quản lý nhà cung cấp: thông tin về nhà cung cấp vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp. Những nội dung cần quản lý đó là báo giá; tình hình giao hàng; quản lý công nợ...

-          Quản lý kế hoạch mua hàng: Việc mua hàng có đảm bảo hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào kế hoạch đã có. Việc lập kế hoạch mua hàng thường dựa vào: vòng luân chuyển vật tư – hàng hóa tồn kho; bảng phân tích, đánh giá mua hàng  qua các tiêu thức, tình trạng giao nhận hàng...

-          Quản lý đơn hàng mua hàng: phần mềm quản lýmua hàng sẽ giúp tổng hợp phiếu nhập mua và các chứng từ liên quan, quản lý các chi phí phát sinh hay quan trọng nhất là lập khung đơn đặt hàng/hợp đồng mua hàng.

-          Quản lý hàng nhập kho: hàng hóa được mua về nhập kho sao cho hiệu quả cũng được phần mềm quản lý tốt.

Ưu điểm của phần mềm quản lý mua hàng miễn phí bằng excel:

-          Chi phí rẻ, có thể xem như là free.

-          Người dùng không cần đòi hỏi trình độ chuyên môn cao chỉ cần biết về tin học văn phòng là có thể sử dụng.

-          Đơn giản dễ sử dụng.

-          Dễ dàng tìm kiếm, có nhiều bản dùng thử có thể donwload và dùng thử miễn phí.

Nhược điểm của phần mềm quản lý mua hàng miễn phí bằng excel:

-          Không phù hợp với doanh nghiệp lớn có nghiệp vụ mua hàng phức tạp, số lượng nhà cung cấp lớn và có nghiệp vụ mua hàng phức tạp. Excel không đủ khả năng để theo dõi do vậy thiếu logics và rời rạc.

-          Nếu ban lãnh đạo muốn có báo cáo dõi đánh giá tình trạng mua hàng thì excel không đáp ứng được.

-          Không kết nối và chia sẻ dữ liệu trực tiếp được với các phòng ban liên quan.

-          Doanh nghiệp muốn dùng ERP thì không thể dùng phần mềm này bằng excel, nó cũng là một trở ngại lớn.

Phụ thuộc vào từng doanh nghiệp mà bạn có những quyết định sử dụng phần mềm quản lý mua hàng nào cho hiệu quả.