Công việc kế toán phải làm mỗi lần doanh nghiệp mua hàng, nhập hàng là điều mà chắc chắn nhiều bạn đọc quan tâm. Dưới đây chúng tôi sẽ trình bày những vấn đề cơ bản liên quan đến công việc đó.

Trường hợp 1: Hàng về đã có đầy đủ các hóa đơn chứng từ liên quan

Đây là trường hợp mà kế toán nào cũng mong muốn xảy ra, khi đó họ cần kiểm tra các nội dung trên hóa đơn, kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn, kiểm tra tính hợp lý để có thể ghi nhận chi phí… Lưu ý trường hợp hóa đơn có tổng giá trị trên 20 triệu thì theo quy định doanh nghiệp phải thanh toán qua ngân hàng. Ở giai đoạn này, kế toán cần nhất là kiểm tra các chứng từ kèm theo có đầy đủ không.

Thủ tục nhập kho hàng hóa chỉ được kế toán thực hiện khi mà các chứng từ đã được kiểm chứng đúng quy định.

Trường hợp 2: Hàng về chưa có đầy đủ các hóa đơn chứng từ liên quan

Gọi điện cho nhà cung cấp để hỏi giá hàng nhập, làm cơ sở tính giá cho hàng nhập kho chính là công việc mà kế toán mua hàng cần phải làm trong trường hợp này. Song song với việc đó, họ cần hẹn nhà cung cấp thời điểm lấy được hóa đơn và hoàn thành các thủ tục cần thiết. Kế toán  có thể làm các thủ tục nhập kho, quản lý kho hàng hóa theo số lượng hàng thực nhận khi mà họ đã hoàn tất cả công việc trên.

Thủ tục nhập kho hàng hóa cần thực hiện đúng những vấn đề sau:

Bước 1: Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng thực nhận so với hóa đơn, nếu có những sai lệch cần điều chỉnh ngay.

Bước 2: Trên cơ sở số hàng thực nhận, cần lập phiếu nhập kho hàng hóa.

Bước 3:  Cuối cùng cần làm thủ tục để ghi thẻ kho số hàng mua về.

Làm thủ tục thanh toán

Đương nhiên, sau khi hoàn tất các việc trên thì nhà doanh nghiệp cần thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp. Có thể là thanh toán tiền có thể bằng tiền mặt trực tiếp, chuyển khoản qua ngân hàng hoặc doanh nghiệp chưa trả tiền cho nhà cung cấp, mỗi trường hợp đều cần tuân thủ theo đúng những quy định của pháp luật.